Организация эффективной охраны офиса

Организация эффективной охраны офиса

Охрана офисных помещений чрезвычайно важна. Охрана предоставляет тем, кто воспользовался данной услугой, массу преимуществ. Но охрана офиса не просто должна быть. Крайне важна эффективность охраны и ее надежность. Представленные ниже рекомендации помогут тем, кто впервые решает организовать охрану своих офисных помещений.

Особенности охраны офисных помещений

Охранная деятельность не является однотипной. Охрана каждого типа и вида офиса имеет свои особенности.

Значение здесь будет иметь вид охраняемого офиса. То есть нужно понимать, это офис открытого или закрытого вида. В офисе закрытого вида постоянно находятся только сотрудники. А в офисе открытого вида помимо сотрудников постоянно присутствуют посетители. Для каждого вида офиса необходим свой тип охранников. Различной будет и система безопасности каждого вида офиса. Однако разделение охраны на более мелкие классы является крайне затруднительным.

Охрана офисов закрытого типа

В закрытых офисах крайне актуальной является проблема кражи принадлежащего компании имущества. Сотрудники офиса незаконно забирают в личное пользование вещи фирмы. Это могут быть как письменные принадлежности, так и компьютерная техника и даже важные бумаги. Для предотвращения таких краж используется скрытая охрана. Сотрудники охраны находятся в отдельном помещении и по системе видеонаблюдения следят за всеми сотрудниками. Если будет зафиксирована кража или иная внештатная ситуация, то охранники оперативно решают этот вопрос. В остальное время они не находятся в поле зрения работников офиса. При отсутствии в офисе системы видеонаблюдения контроль охраны значительно снизится. Поэтому не лишним будет такую систему установить.

Охрана офисов открытого типа

В офисах открытого типа функционал охранников шире.

В таких офисах форма охранника должна отличаться от одежды других сотрудников и посетителей. Некоторые фирмы прибегают к практике нахождения охранника во время работы в классическом костюме. Это, конечно, смотрится эстетично. Но эффекта дает мало. Преступник просто не заметит присутствия сотрудника охраны и непременно захочет совершить правонарушение. Лучшим вариантом одежды для охранника является спецодежда, которая напоминает форму сотрудника правоохранительных органов. Это могут быть классические черные брюки и рубашка синего цвета с отличительной надписью «охрана». При виде такого сотрудника злоумышленник вряд ли решится совершить преступление.

Читайте также:  Охрана торговых центров

Фирмой охраннику должна быть предоставлена подробная инструкция. В инструкции прописывается специфика пропускной системы (кого можно пропускать, а кого нельзя), особенности перемещения материальных ценностей (что разрешается выносить из офиса, а что запрещается). Такая инструкция называется алгоритмом действия охранника.

Некоторые фирмы практикуют устную передачу должностных инструкций. Но такая практика не является эффективной. Начальник охраны может что-то забыть рассказать. А сотрудник в последующем может не вспомнить, как действовать в той или иной ситуации. Когда перед глазами находится инструкция, то у сотрудника охраны имеется четкое представление о своих действиях и обязанностях. А руководители офиса не заметят разницы между двумя разными охранниками. Кроме этого, удастся избежать обоюдных претензий и недовольства друг другом. В случае возникновения экстренных ситуаций, когда один охранник в срочном порядке заменяется на другого, инструкция поможет новому сотруднику быстро сориентироваться и принять верное решение.

Навыки охранника, которые необходимы при охране офисных помещений

Сотрудник охраны в закрытом виде офиса должен разбираться в особенностях работы технических систем безопасности. Обязательна бдительность и внимательность. Этих навыков вполне достаточно. Ведь охранник не будет находиться в постоянном контакте с остальными сотрудниками, а тем более с посторонними людьми.

Сотрудник охраны открытого офиса должен иметь более расширенный набор навыков. Так, охранник, находящийся у входа в офис, вынужден часто отвечать на вопросы о местонахождении фирмы, ее основном функционале, часах работы и так далее. Общаться с посетителями необходимо в вежливой и корректной форме. Поэтому охранник, помимо внимательности и наблюдательности, должен еще обладать такими навыками, как: вежливость, корректность, знание правил этикета. Кроме того, у охранника должен быть не отталкивающий внешний вид.

Важным качеством охранника является его психологическая подготовка к работе с людьми. Она необходима для того, чтобы распознавать эмоциональный фон человека и провести с ним такую беседу, которая не приведет к конфликту. Особенно это качество помогает при взаимодействии с эмоционально неустойчивыми людьми. Они любят поскандалить и провоцируют других на это. Подготовленный охранник в 80% случаев не станет доводить ситуацию до конфликта. Он заранее продумает последовательность своих действий при общении с такими людьми. И проведет беседу в спокойном тоне. Вероятнее всего, человек не станет отвечать агрессивно на такое общение.

Читайте также:  Охрана многоквартирного дома

Также охранник должен уметь локализовать конфликт физически на закрытой территории. У него должно быть понимание того, как действовать при использовании против сотрудника охраны предметов мебели и других инструментов.

В работе охранника есть ряд важных моментов:

  • После прихода на место работы охранник сообщает о своем прибытии. С этого момента он принимает под охрану вверенное ему имущество. Также он докладывает об отсутствии происшествий. Переданная информация поступает в информационную базу. Если происшествие произошло, то диспетчер сообщает о нем в необходимые инстанции. В том числе начальнику участка.
  • Если из-за форс-мажора охранник не смог вовремя попасть на работу, диспетчер сообщает об этом определенным лицам.
  • Во время работы могут возникнуть внештатные ситуации. Охранник может забыть свой функционал и начать выполнять работу диспетчера. Например, звонить в пожарную службу, вместо того, чтобы эвакуировать людей при возникновении пожара.

Наличие диспетчера снимает с охранника лишний функционал.